Oddělení veřejných zakázek zajišťuje zejména:

  • centrální sběr požadavků (systém Vezeer )
  • centrální evidenci veřejných zakázek MENDELU,
  • organizaci veřejných zakázek,
  • správu profilu zadavatele https://zakazky.mendelu.cz ,
  • zveřejňování informací o veřejných zakázkách ve Věstníku veřejných zakázek, příp. TED,
  • poradenskou a konzultační činnost pro zadavatele, resp. jiná pracoviště. 

Výše uvedené činnosti pracoviště vykonává pro všechny organizační součásti univerzity včetně účelových zařízení.

Evidence veřejných zakázek a jejich organizace, včetně správy profilu zadavatele, je realizována pomocí informačního systému E-ZAK. 

Na Mendelově univerzitě v Brně se realizace veřejných zakázek řídí interní Směrnicí č. 1/2014 https://is.mendelu.cz/auth/dok_server/slozka.pl?id=16025;download=131230 

Na základě této směrnice pověřuje zadavatel (resp. statutární zástupce, tedy rektor) konkrétního pracovníka (pověřená osoba) k realizaci veřejné zakázky, a to způsobem a formou popsaným v této směrnici.

Celý proces začíná vytvořením požadavku, který libovolné pracoviště univerzity předá prostřednictvím systému pro sběr požadavků ( Vezeer) na Oddělení veřejných zakázek (OVZ). Proces organizace veřejné zakázky dále pokračuje určením režimu, ve kterém bude výběrové řízení vyhlášeno, a to pracovníkem OVZ.

V případě, že se jedná o veřejnou zakázku malého rozsahu do 500 tis. Kč bez DPH, je možné realizovat takovou zakázku přímo na pracovišti, které požadavek zadalo. Veřejné zakázky malého rozsahu do 1 mil. Kč bez DPH je vhodné konzultovat s OVZ. Evidence v systému E-ZAK bude v tomto případě zajištěna dálkovým přístupem. Ostatní veřejné zakázky, tj. zakázky malého rozsahu nad 1 mil. Kč, podlimitní a nadlimitní veřejné zakázky organizuje Oddělení veřejných zakázek. Organizace představuje zejména zpracování podkladů pro vyhlášení VZ (zadávací dokumentace), vyhlášení VZ, oslovení potřebného počtu uchazečů, zveřejňování dokumentů k VZ na profilu zadavatele, ve Věstníku veřejných zakázek, příp. evropském věstníku TED, dále sledování zákonných termínů, shromažďování nabídek, organizaci otevírání obálek, hodnocení a výběru nabídek a zpracování výsledku veřejné zakázky. Při organizaci veřejné zakázky bude OVZ spolupracovat s pracovišti, na základě jejichž požadavků se veřejná zakázka realizuje. Po ukončení výběrového řízení OVZ zabezpečuje archivaci dokumentace VZ, spravuje evidenci VZ a uzavírá a eviduje smluvní vztahy vzniklé na základě realizovaných výběrových řízení.

1. Specifikace požadavku - technické podmínky

- uvádět minimální akceptovatelné požadavky (s tím, že uchazeč může nabídnout lepší)

- poskytnout pružnost v číselném vymezení konkrétních vlastností výrobků, je-li to možné (např. způsobem uvedení přípustné tolerance)

- neuvádět názvy výrobců, výrobků (ani příkladmo)

- být schopen zdůvodnit kontrolním orgánům volbu nadefinovaných parametrů

2. Stanovení předpokládané hodnoty

- stanovit cenu bez DPH v místě a čase obvyklou

- stanovit na základě údajů a informací o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění; případně na základě průzkumu trhu, popřípadě na základě údajů a informací získaných jiným vhodným způsobem

- navýšit katalogové ceny, je-li požadováno příslušenství, resp. nadstandardní vlastnosti

- archivovat způsob stanovení předpokládané hodnoty

3. Volba režimu VZ dle relevantního předpisu

- dle předpokládané hodnoty v agregaci požadavků téhož předmětu plnění za univerzitu v účetním období (ve spolupráci s OVZ, možnost kontroly také prostřednictvím elektronického nástroje pro sběr požadavků Vezeer)

- limity dle zákona o VZ: zakázka malého rozsahu do 2 mil. v případě dodávek a služeb, do 6 mil. v případě stavebních prací

- bez ohledu na rozsah a režim zakázky vzít v úvahu také zdroj financování -- v případě projektu respektovat pravidla poskytovatele dotace uvedená v relevantních příručkách

- pokud se jedná o zakázku malého rozsahu, zadávanou mimo režim zákona o VZ s nutností dodržet zásady dle § 6 zákona, a zároveň se na případ nevztahují žádná pravidla poskytovatele dotace, postupovat dle příslušného interního předpisu MENDELU.

- pokud se pravidla předpisů v nějakém bodě překrývají, postupovat podle přísnějšího

4. Zásady postupu zadavatele (dle § 6 Zákona o veřejných zakázkách)

- transparentnost: u zakázek malého rozsahu jednoznačně stanovit pravidla, která se v průběhů řízení nesmí měnit; písemně odůvodňovat každý úkon zadavatele, doručit či publikovat povinné informace prokazatelným způsobem; archivovat celý postup pro účely následných kontrol

rovné zacházení: postupovat vůči všem zájemcům ve stejných případech stejně (poskytovat všem tytéž informace ve stejném termínu, vyhodnotit dle předem zvolených kritérií apod.)

- zákaz diskriminace: neupřednostňovat dodavatele z regionu, resp. neznevýhodňovat dodavatele "vzdálenější" apod.

5. Výběr nejvhodnější nabídky

- na základě předem zvolených kritérií (ekonomická výhodnost nabídky nebo nejnižší nabídková cena)

- kvalifikace dodavatele nesmí být předmětem hodnocení -- posouzení kvalifikace je možné pouze způsobem splnil/nesplnil, případně postup dle Zák. č. 40/2015 Sb. ( novela ZVZ)

Nepředpokládaný nákup 

Jedná-li se o předmět plnění, který nebyl a nemohl být plánován (typicky neopravitelná porucha zařízení), a nelze-li bez něj zajistit běžný provoz, je možné nakoupit adekvátní náhradu způsobem kus za kus. V tomto případě se postupuje metodou průzkumu trhu.