Odbor veřejných zakázek a nákupu zajišťuje zejména:
centrální evidenci veřejných zakázek MENDELU,
- administraci veřejných zakázek,
- správu profilu zadavatele https://zakazky.mendelu.cz ,
- zveřejňování informací o veřejných zakázkách ve Věstníku veřejných zakázek, příp. TED,
- poradenskou a konzultační činnost pro zadavatele, resp. jiná pracoviště.
Výše uvedené činnosti pracoviště vykonává pro všechny organizační součásti univerzity včetně účelových zařízení.
Evidence veřejných zakázek a jejich organizace, včetně správy profilu zadavatele, je realizována pomocí informačního systému E-ZAK.
Na Mendelově univerzitě v Brně se realizace veřejných zakázek řídí Nařízením rektora č. 3 /2021 Přihlášení do systému (mendelu.cz)
Na základě této směrnice pověřuje zadavatel (resp. statutární zástupce, tedy rektor) konkrétního pracovníka (pověřená osoba) k realizaci veřejné zakázky, a to způsobem a formou popsaným v této směrnici.
Proces organizace veřejné zakázky dále pokračuje určením režimu, ve kterém bude výběrové řízení vyhlášeno, a to pracovníkem OVZ.
1. Specifikace požadavku - technické podmínky
- uvádět minimální akceptovatelné požadavky (s tím, že uchazeč může nabídnout lepší)
- poskytnout pružnost v číselném vymezení konkrétních vlastností výrobků, je-li to možné (např. způsobem uvedení přípustné tolerance)
- neuvádět názvy výrobců, výrobků (ani příkladmo)
- být schopen zdůvodnit kontrolním orgánům volbu nadefinovaných parametrů
2. Stanovení předpokládané hodnoty
- stanovit cenu bez DPH v místě a čase obvyklou
- stanovit na základě údajů a informací o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění; případně na základě průzkumu trhu, popřípadě na základě údajů a informací získaných jiným vhodným způsobem
- navýšit katalogové ceny, je-li požadováno příslušenství, resp. nadstandardní vlastnosti
- archivovat způsob stanovení předpokládané hodnoty
3. Volba režimu VZ dle relevantního předpisu
- dle předpokládané hodnoty v agregaci požadavků téhož předmětu plnění za univerzitu v účetním období (ve spolupráci s OVZ, možnost kontroly také prostřednictvím elektronického nástroje pro sběr požadavků Vezeer)
- limity dle zákona o VZ: zakázka malého rozsahu do 2 mil. v případě dodávek a služeb, do 6 mil. v případě stavebních prací
- bez ohledu na rozsah a režim zakázky vzít v úvahu také zdroj financování -- v případě projektu respektovat pravidla poskytovatele dotace uvedená v relevantních příručkách
- pokud se jedná o zakázku malého rozsahu, zadávanou mimo režim zákona o VZ s nutností dodržet zásady dle § 6 zákona, a zároveň se na případ nevztahují žádná pravidla poskytovatele dotace, postupovat dle příslušného interního předpisu MENDELU.
- pokud se pravidla předpisů v nějakém bodě překrývají, postupovat podle přísnějšího
4. Zásady postupu zadavatele (dle § 6 Zákona o veřejných zakázkách)
- transparentnost: u zakázek malého rozsahu jednoznačně stanovit pravidla, která se v průběhů řízení nesmí měnit; písemně odůvodňovat každý úkon zadavatele, doručit či publikovat povinné informace prokazatelným způsobem; archivovat celý postup pro účely následných kontrol
rovné zacházení: postupovat vůči všem zájemcům ve stejných případech stejně (poskytovat všem tytéž informace ve stejném termínu, vyhodnotit dle předem zvolených kritérií apod.)
- zákaz diskriminace: neupřednostňovat dodavatele z regionu, resp. neznevýhodňovat dodavatele "vzdálenější" apod.
5. Výběr nejvhodnější nabídky
- na základě předem zvolených kritérií (ekonomická výhodnost nabídky nebo nejnižší nabídková cena)
- kvalifikace dodavatele nesmí být předmětem hodnocení -- posouzení kvalifikace je možné pouze způsobem splnil/nesplnil, případně postup dle Zák. č. 40/2015 Sb. ( novela ZVZ)
Nepředpokládaný nákup
Jedná-li se o předmět plnění, který nebyl a nemohl být plánován (typicky neopravitelná porucha zařízení), a nelze-li bez něj zajistit běžný provoz, je možné nakoupit adekvátní náhradu způsobem kus za kus. V tomto případě se postupuje metodou průzkumu trhu.